Ask.fmでまたご質問をいただきました。ありがとうございます！回答いたします。

 プロジェクトの進捗管理や、細かいタスクのマネジメントはどのようにされているでしょうか？工夫されている点や、個人ないしチームで使われているツールなどあれば是非お伺いしたいです。

社内(プロボノの方など含め)・個人のタスク管理や、進捗確認などのプロジェクトマネジメントはどのように行っていますか？使っているツールや工夫されていることがあれば教えて下さい！

実はたいしたプロジェクト管理ツールなどは使っていないんです。
むしろこちらが教えてほしいくらいです。




プラスではGoogleのスプレッドシートで基本的にプロジェクトを管理しています。
なぜGスプレッドシートなのか？そして実際にどのように使っているのか？の2つをご紹介しますね。

さっそくいってみましょうー！

なぜGスプレッドシート？

• Gスプレッドシートはだれでも使える

gantterとか、いろいろ試してみようとはしたんですが、結局Gスプレッドシートでシンプルにプロジェクトマネジメントする、ということろに落ち着いています。

プラスは、ボランティア、インターン生、プロボノ、職員など様々な人がプロジェクトにかかわっていて、年齢やバックグラウンドも様々です。クラウドのツール、いろいろあると思うんですが、すんなり誰でも使えるのが、このエクセルのインターフェースに限りなく近いGスプレッドシートでして、ここに落ち着いています。

• クラウドのGスプレッドシートであればリアルタイムで複数人で編集可能

プロジェクト管理、タスク管理にできるだけ時間かけたくないじゃないですか。管理するだけの時間ですから。なので、よくプラスでやるのは、会議をしながらこのタスクリストを複数人で編集するというやり方です。
会議後に担当者がタスクリストを更新するよりも、ずっと効率的です。また、常に最新の情報を、会議中に変更された情報でさえも、全員がみることができると、会議がスムーズに進みます。

実際にどうつかっているの？

1．年間のプロジェクト・タスク管理、2．各プロジェクト・タスク管理、3．プロジェクトのイレギュラーなタスク管理の3点をご紹介します。
出血大サービスで、使ってるフォームもそのままお見せします。
 

• 年間のプロジェクト・タスク管理

＞＞上記の年間のプロジェクト・タスク管理サンプルを開く

大分類に大まかな事業の種類や組織課題、日常業務、経営戦略立案などを入れ、それをどんどんブレイクダウンしていきます。アイテムには関係者以外が見ても意味が分かるように、「○○を××する」というように、文章を入れましょう。
事務局での経営共有会議や理事会などで使用しています。
インターン生を含む経営共有会議では進捗を主に共有するために使用します。担当外のことはなかなかわからないので、今組織全体で何が起こっているのか、何が重要なのか全体像をつかんでもらうためのものです。

また、理事会では優先度が高く開始月過ぎても未着手のものについて、重点的に情報共有し、必要があれば議論します。

• 各プロジェクト・タスク管理

＞＞上記の各プロジェクト・タスク管理サンプルを開く

上記の年間のプロジェクト・タスク管理の中の中分類を詳細にブレイクダウンしたものがこちらです。これは、担当者間で共有し、プロジェクトの進捗や役割分担、そもそもどんなタスクがあるのか、などを共有するためのものです。プロジェクトごとの会議の際に使用します。

• プロジェクトのイレギュラーなタスク管理

＞＞上記のプロジェクトのイレギュラーなタスク管理

 プロジェクトをやっていると、必ず課題が見つかります。ささいなものから、大きなものまで。
例えば担当者がやった仕事にミスがあったとか、そもそも期限に間に合わなくて仕事が増えてしまうとか、想定していなかったタスクが見つかったりとか…
そういったイレギュラーなタスクを蓄積し、このタスクが完了したかを管理するのが、このシートです。使い方はプロジェクトを実施しているすべての人が、気づいたときに気付いた課題を入れていく、というものです。

ということで、お役に立つといいのですが…。３つのサンプルをいっぺんに見たい方はこちらでどうぞ。ちなみに入っている内容は適当です。ありそうな感じを入れてみました。

個人でのタスク管理はまた別の機会に…！

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