(特活)エイズ孤児支援NGO・PLASはエイズによって親を失った子どもたちや、HIV/エイズの様々な影響を受ける子どもたちを支援する国際NGOで、アフリカのケニアとウガンダで活動しています。

日本とケニアに事務所があり、日本事務所には職員が2名とインターンが常時5名程度、運営にかかわるボランティアが10名程度おり、ケニア事務所には日本人職員が常時1~2名程度 、インターンが1~2名、現地人スタッフが3名います。
今日は私たちの仕事を支えているGoogle Appsについて。

Google for Nonprofits | 非営利団体向けプログラムのご支援により2014年7月11日より、Google Apps for  for Businessを無料にて使わせていただいています。
Google for Nonprofits


実は、Google Appsとプラスの出会いは、2009年3月までさかのぼります。
当時はGoogle Apps スタンダードエディションといわれていた、無償版が存在していて、これをプラスでは導入していました。
*2012 年 12 月 6 日をもって、新規顧客への無償版の提供は停止されています。
*特定非営利活動法人や公益法人などは、Google for Nonprofitsに登録することで無償でGoogle Appsのサービスを受けることができます。

なので、Apps歴でいうと、プラスは、もう5年以上にもなるわけです。

これからGoogle Apps for  for Businessに乗り換えるNPOも多いかと思うので、活用事例をご紹介します。
NPOのみならず、企業、その他組織の方にも参考になると思いますよ。


スタッフにGmailユーザーが多く、みんなすぐに慣れる!

新しいスタッフやインターン生にメールアカウントを発行する際に、「Gメールって使ったことある?」と聞くと、たいてい「Yes」。
「Gメールと使い方一緒だよ」、と伝えるだけで、すぐ使い始めることができます。使い方を教える手間が省けてとても効率的なのです。


メンテナンスいらず

使っていると当たり前すぎてこのメリットに気付きにくいのですが、PCに保存するメールソフトだとPCを変える際にすごく面倒ですよね。GメールならどのPCでも、タブレットでも、スマホでもアクセスできます。もちろんGメールに限らず、カレンダーも、ドキュメントもしかり、です。


強力でスピーディーな検索機能
これも使っていると当たり前すぎてメリットに気付きにくいんですが、検索機能が大変優れていて、業務効率化につながっています。
『○○さんから来たメールで、件名に「打ち合わせ」と入っていて、1MB以上の添付資料がついている、2014年5月のメール』の検索も楽々ですよ。しかも検索のスピードも速く、苛立つこともありません。
PLAS メール

ハングアウト、チャットでどこからでも会議に参加できる
基本的に業務中は常にオンラインになっています。在宅勤務のスタッフとの会議もアフリカ滞在のスタッフとの会議も緊急時にスタッフ同士の自宅からの会議でも、どこからでも参加できます。
また、オフィスでの会議の際も、対面の会議にチャットを組み合わせることで、「ちょっとこのサイト参考になるから見てください」と瞬時に共有ができます。また、決定事項を書き出してチャットに入れ、簡単にすばやく全員で確認することなんかも可能です。

こちらの例は、マンスリーサポーター募集キャンペーン終盤の際に送るお願いメールのタイトルのブレストの様子。
ハングアウト


Googleドライブ、ドキュメントでどこからでも、いつでも資料確認、さらには同時作成も可能
会議の際によくドキュメントやスプレッドシートを活用しています。たとえばイベントの打ち合わせ時に、進捗確認をしながら期限や優先度、役割分担の変更、追加タスクの記入などを同時に、全員で編集可能。プラスでは、事業のタスクと進捗状況(Work Breakdown Structure:WBS)はスプレッドシートで管理しています。
2014年6月11日PLASRoom
 また、社内アンケートなどでもスプレッドシートを使用しています。

カレンダーで、全スタッフの勤務や会議、外出を共有
カレンダーの共有や、カレンダー上での会議の招待などが簡単です。プラスでは全スタッフの勤務や会議、外出等をGoogleカレンダーで共有し、管理しています。
PLAS   カレンダー (500x241)



特定非営利活動法人や公益法人などは、無償でサービス提供を受けることができますので、おすすめです。